จัดการประชุมอย่างไร ให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุด

To-be-effective

การจัดการประชุมถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับการทำงาน หรือการประกอบธุรกิจ ซึ่งมันเป็นกิจกรรมสำหรับการปรึกษาหารือกันในที่ทำงานเพื่อไม่ให้เกิดข้อเบาะแว้งในการทำงาน การประชุมนั้นจะทำให้แต่ละส่วนรู้ว่าเราจะทำอะไรต่อไปในวันข้างหน้า หรือเราจะแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นอย่างไร รวมถึงการประชุมนั้นยังเป็นอีกส่วนหนึ่งที่ช่วยในเรื่องการหาผู้ร่วมลงทุนของธุรกิจของคุณอีกด้วย

เพราะการประชุมนั้นมีความสำคัญเราจึงต้องระมัดระวัง และจัดการประชุมธุรกิจออกมาให้ได้ประสิทธิภาพและดูดีมากที่สุด เพราะการจัดห้องประชุมนั้นก็เป็นส่วนหนึ่งของการเตรียมความพร้อมที่จะให้ผู้ร่วมลงทุน ตัดสินใจลงทุน หรือร่วมธุรกิจกับเราได้ วันนี้เราจึงจะมาบอกวิธีการจัดห้องประชุมธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ดังนี้

effective

สิ่งที่ควรทำก่อนที่จะจัดการประชุมธุรกิจ

  • ตั้งวัตถุประสงค์สำหรับการประชุมว่าจุดประสงค์ของการประชุมนี้เราต้องการอะไร
  • วาระการประชุมนั้นคุณควรทำไว้ล่วงหน้า เพราะจะได้รู้ว่าคุณจะประชุมในเนื้อหาอะไรบ้าง
  • เชิญเฉพาะผู้ที่ควรเข้าร่วมประชุมในเนื้อหานั้น ไม่จำเป็นต้องเชิญทั้งหมด เพราะบางคนก็ไม่ต้องทราบเกี่ยวกับรายละเอียดที่ประชุม
  • คัดหัวข้อสำคัญๆ ที่จะเข้าร่วมประชุม เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด เพราะถ้าหากผิดพลาดแล้วคนที่เข้าร่วมประชุมจะรู้สึกว่าเราไม่เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมครั้งนี้

วิธีการจัดการประชุมธุรกิจ

  • วางแผนล่วงหน้าก่อนที่จะประชุม
    • กำหนดวัตถุการประชุมให้ชัดเจน
    • กำหนดผู้เข้าร่วมการประชุมในครั้งนี้
    • วาระการประชุม ควรจัดระดับตามความสำคัญ และให้พอดีกับเวลาที่คาดคะเนไว้
    • กำหนดการประชุมให้ชัดเจนว่า จะประชุมวันไหน เวลาใด พร้อมกับทำหนังสือให้เซ็นรับทราบเพื่อไม่ให้ผิดพลาดเรื่องเวลา
    • จัดเตรียมสถานที่ให้พร้อมกับการประชุม อย่าให้เสียเวลาขณะเริ่มประชุมเด็ดขาด
  • ดำเนินการประชุม ซึ่งการประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นคุณจะต้องตั้งเป้าหมายในการประชุมให้น่าสนใจ เพื่อกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมนั้นอยากแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ซึ่งต้องคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ ดังนี้
    • การประชุมนั้นต้องเกิดจากความต้องการที่จะทำสิ่งที่ปรากฏอยู่ในวาระการประชุมจริงๆ เท่านั้น
    • ตั้งเป้าหมายการประชุมให้ชัดเจน
    • ให้ผู้เข้าร่วมการประชุมเป็นผู้ตัดสินใจ
    • การประชุมต้องตรงเวลา เพื่อไม่ให้กระทบเวลาทำงานอื่นๆ
    • รู้จักให้ความสนใจกับเรื่องที่จะประชุม
    • ประชุมตามแพลนที่วางไว้ เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด
    • ทุกคนในที่ประชุมสามารถมีส่วนร่วมในการตัดสินใจตามวาระการประชุมได้
    • เป็นผู้จัดงานหรือดำเนินการประชุมดีที่
  • ปิดการประชุมและสรุปผล บางคนในบริษัทหรือองค์กร อาจจะคิดว่าการประชุมนั้นไม่สำคัญ เป็นกิจกรรมที่เสียเวลาในการทำงาน เพราะการประชุมนั้นอาจจะไม่มีการสรุปที่ชัดเจน ดังนั้นก่อนที่จะปิดการประชุมควรจะสรุปผลของการประชุมนั้นให้ชัดเจนก่อน ว่าใครต้องทำอะไรที่ไหนอย่างไร และผลออกมานั้นจะเป็นอย่างไร แล้วติดตามผลภายหลังจากที่ได้ลงมือทำตามที่ได้ประชุมไปแล้ว