มารยาทในการพูด และการปฏิบัติตัวขณะประชุมธุรกิจ

Etiquette-pic

ในปัจจุบันบริษัทหรือองค์กรใหญ่ๆ ก่อนที่จะลงทุนทำธุรกิจกับบริษัทอื่นๆ หรือลงทุนทำอะไรสักอย่างย่อมต้องมีการวางแผน และการประชุมกันเกิดขึ้น ซึ่งการประชุมธุรกิจนั้น ถือเป็นการประชุมสำคัญเพราะว่าการประชุมธุรกิจนั้นเป็นเหมือนด่านที่ผู้ร่วมลงทุนนั้นจะตัดสินใจว่าจะร่วมลงทุนกับทางเราหรือไม่ ดังนั้นการเจรจา หรือวิธีปฏิบัติตัวขณะที่เข้าร่วมประชุมเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะนั่นคือหนึ่งในภาพลักษณ์ที่น่าเชื่อถือของบริษัทด้วย ถ้าหากเราสร้างลักษณ์ที่ไม่ดีในห้องประชุมที่มีการพูดคุยเรื่องเกี่ยวกับธุรกิจหรือการลงทุนคุณอาจจะต้องสูญเสียโอกาศในการลงทุนไปก็ได้

การประชุมธุรกิจนั้นสิ่งที่สำคัญหลักเลยคือ การสนทนาในการประชุมซึ่งการสนทนาในการประชุมธุรกิจนั้นจะมีหลักขั้นตอนที่ถูกต้องที่ควรปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดดังนี้

  • กล่าวทักทาย และแนะนำตัวพร้อมเปิดการประชุมด้วยถ้อยคำที่สุภาพน่าฟัง การประชุมไม่ว่าจะเป็นการประชุมธรรมดา หรือการประชุมธุรกิจนั้นจะมีลักษณะที่คล้ายคลึงกัน แต่การประชุมธุรกิจคุณจะต้องระวังคำพูด และกริยามากกว่าปกติ
  • แจ้งวัตถุประสงค์ที่เชิญให้เข้ามาร่วมประชุมว่า การประชุมครั้งนี้เราจะประชุมเรื่องอะไร เพราะอะไร และมีหัวข้อใดบ้างที่เราต้องขอปรึกษาหารือกับผู้ร่วมลงทุน หรือผู้เข้าร่วมประชุม
  • เมื่อคุณกล่าววัตถุประสงค์แล้ว คุณควรชี้แจงในส่วนของธุรกิจในปีที่ผ่านมาว่ามีการดำเนินการอย่างไร และในปีต่อไปนี้เราจะพัฒนาอะไรเพิ่มเติม เพื่อให้ธุรกิจหรือผลตอบรับดีขึ้นกว่าเดิม เพื่อดึงดูดความสนใจให้ผู้ที่เข้ามาประชุมตัดสินใจร่วมลงทุน
  • แจ้งเป้าหมายที่ชัดเจนว่าเราต้องการที่จะทำอะไร และปิดท้ายการประชุมพร้อมกับกล่าวคำขอบคุณอย่างนอบน้อม

Etiquette-image

มารยาทที่ดีในการสนทนาในที่ประชุมธุรกิจ

  • อย่าพูดมาก ควรพูดเท่าที่จำเป็นเท่านั้น คุณต้องรู้จักเป็นผู้ฟังให้มากเพื่อเก็บข้อมูล
  • เวลาที่คุณกำลังสนทนาควรคุยแต่เรื่องที่สำคัญ อย่าพูดถึงเรื่องส่วนตัวมากเกินไป
  • หากว่าคุณต้องการให้คนที่เข้ามาประชุมนั้นมองคุณว่าคุณมีประสิทธิภาพ สิ่งที่คุณไม่สมควรทำคือการวางอำนาจ หรือพูดถึงเคราะห์กรรม ความทุกข์ยากที่คุณกำลังเผชิญอยู่
  • ใช้วาจาที่สุภาพไม่จาบจ้วงผู้อื่นในที่ประชุม
  • ในการประชุมนั้นอาจจะมีบ้างที่ผู้เข้าร่วมประชุมขัดแย้งกัน คุณควรปล่อยให้อีกฝั่งพูดให้จบก่อนแล้วคุณค่อยอธิบายในส่วนของคุณให้อีกฝั่งนั้นเข้าใจ
  • ไม่ส่งเสียงดังจนเกินไป เพราะมันเหมือนกันตะคอก
  • ไม่พูดจาหยอกล้อ เพราะมันดูว่าคุณไม่จริงจังกับสิ่งกำลังประชุมอยู่
  • หากมีข้อขัดแย้ง คุณห้ามโต้เถียงเพียงแค่คุณอยากเอาชนะเด็ดขาด

จากที่กล่าวมาข้างต้นเห็นได้ว่าการสนทนานั้นเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการทำธุรกิจ เพราะถ้าหากเรารู้จักกาละเทศะและความเหมาะสมมันจะทำให้คุณดูดีและน่านับถือมากขึ้น