ศัพท์เกี่ยวกับรูปแบบของการประชุม คืออะไร

Meeting-terminology-pic

ในการทำงานนอกจากหน้างานที่เราได้รับมอบหมายให้ทำซึ่งต้องทำให้ดีที่สุดเพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาดีแล้ว อีกหนึ่งทักษะที่มีความจำเป็นอย่างมากก็คือ ทักษะการประชุม เพราะงานทุกอย่างเดี๋ยวนี้เราทำเองคนเดียวไม่ได้ต้องมีการประสาน ขอความร่วมมือคนอื่นด้วยจึงจะทำให้งานเดินหน้าออกมาได้ ยิ่งปัจจุบันการทำงาน wfh มาแรงมาก ยิ่งทำให้การประชุมสำคัญขึ้นไปอีก ทีนี้การประชุม ก็มีหลากหลายรูปแบบมีวิธีการเรียกแตกต่างกันไป มีแบบไหนบ้าง

ทำไมต้องเข้าใจคำศัพท์เกี่ยวกับรูปแบบการประชุม

การทำงานหลายคนอาจจะสงสัยว่า แม้เราจะเป็นเพียงผู้เข้าร่วมประชุมแต่ทำไมเราต้องมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับคำศัพท์ในการประชุมด้วย คำตอบก็คือ แม้เราจะเป็นผู้เข้าร่วมการประชุม ก็ต้องเตรียมตัวทำการบ้านมาก่อน การประชุมแต่ละรูปแบบไม่เหมือนกัน บางครั้งการประชุมอาจจะต้องมีการลงมือปฏิบัติด้วย ทำให้เราอาจจะต้องเตรียมตัว เตรียมเสื้อผ้ามาเปลี่ยนเพื่อลงมือ ลงสนามปฏิบัติสิ่งที่ประชุมไปตอนเช้าด้วย หากเราเตรียมตัวไปดีเราจะได้อะไรจากการประชุมเยอะมาก ยังไม่นับการเป็นลูกน้องที่ดี มีความพร้อมในสายตาของหัวหน้าอีกด้วยนะ

การประชุมทางไกลผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์

อย่างแรกเลยที่คนทำงานออฟฟิศช่วงนี้อาจจะได้ยินและทำตามบ่อยมากจากการทำงานที่บ้าน หรือ wfh ด้วยเทคโนโลยีและความจำเป็นที่ไม่สามารถเดินทางได้ ทำให้เราต้องประชุมผ่านโปรแกรมบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือ หน้าจอโทรศัพท์ การประชุมแบบนี้จะสะดวกก็ต่อเมื่อเราอยู่คนละที่กัน แต่ข้อเสียก็จะเป็นเรื่องอุปกรณ์ที่เราต้องเตรียมไว้อย่างดีเลยไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์รับสัญญาณ (โทรศัพท์, คอมพิวเตอร์) และสัญญาณอินเตอร์เน็ตที่จะต้องแรงและเสถียรตลอดเวลาการประชุม เทคนิคการเตรียมตัว เราควรเข้าไปในห้องประชุมก่อนเวลาสัก 5-10 นาที จัดตั้งอุปกรณ์ในมุมรับสัญญาณที่ดีที่สุด การแต่งกายแม้จะเห็นแค่ท่อนบนควรแต่งกายให้เรียบร้อย อย่าลืมเช็คพื้นหลังเราด้วยว่าสุภาพหรือไม่ บางคนประชุมในห้องนอนตัวเองปรากฏว่าด้านหลังมีรูปดาราวาบหวิวอยู่ อาจจะตลกตอนเล่า แต่ถ้าโดนเองตลกไม่ออกนะ

Meeting-terminology

การประชุมเชิงปฏิบัติการ

คำว่าการประชุมเชิงปฏิบัติการ หรือ workshop เคยเป็นคำที่ได้ยินกันหนาหูมากยุคหนึ่ง ระบบราชการจะใช้การประชุมแบบนี้เป็นหลักเลยในยุคนั้น การประชุมแบบนี้มีทั้งแบบวันเดียว และหลายวัน คอนเซ็ปต์การประชุมก็คือจะมีการผสมผสานกันทั้งการพูดคุยเชิงวิชาการ และออกปฏิบัติในเรื่องดังกล่าว เพื่อให้เข้าใจร่วมกัน หากเป็นการประชุมแบบนี้เราควรเตรียมตัวเรื่องเสื้อผ้าและกำหนดการให้ดี เพราะอาจจะต้องเปลี่ยนเพื่อลงภาคปฏิบัติด้วย

การประชุมสัมมนา

อันนี้ก็เป็นอีกหนึ่งรูปแบบการประชุมที่ได้ยินกันมาเยอะ ทั้งการประชุมในองค์กร ประชุมระหว่างองค์กร หรือ เราไปประชุมเรื่องงานส่วนตัวก็มีแบบนี้ด้วย การประชุมแบบนี้จะหมายถึงการพูดคุยในกลุ่มใหญ่ (บรรยาย) จากนั้นจะมีการแบ่งกลุ่มย่อยออกไปเพื่ออภิปรายเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการประชุม อาจจะเป็นการซักถามปัญหา ข้อเสนอแนะ เพื่อหาทางออกร่วมกัน การประชุมแบบนี้แนะนำว่าควรศึกษาหัวข้อประชุมเอาไว้ก่อน เผื่อเข้ากลุ่มแล้วต้องถามตอบกันจะได้มีความรู้ ไม่ดูเอ๋อในที่ประชุมกลุ่มย่อยไป (อย่าลืมว่ากลุ่มย่อยคนน้อย หากเราพลาดคนจะจำได้ดี)

การประชุมทางการ

คำนี้ที่ต้องอธิบาย เพราะว่าถ้าเป็นภาษาอังกฤษจะใช้คำว่า congress ที่หมายถึงการประชุมแบบเป็นทางการเต็มรูปแบบ ถ้าเป็นกาประชุมแบบนี้เนื้อหาจะเข้มข้นมาก ทั้งวิชาการและการแสดงความคิดเห็น มักจะใช้ในการประชุมเพื่อตัดสินใจเรื่องสำคัญขององค์กร ดังนั้นหากได้รับโอกาสเข้าประชุมแบบนี้ควรที่จะเตรียมเนื้อหา ให้ดี จะได้ตามการประชุมนั้นทัน