ศัพท์ที่ใช้เรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม มีอะไรบ้าง

Term-for-a-meeting-pic

ทักษะเกี่ยวกับการประชุมนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญมากของการทำงาน เพราะว่าการประชุมจะเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้การตัดสินใจดำเนินการต่างๆ ขององค์กรก้าวไปข้างหน้าได้ ดังนั้นไม่แปลกที่ไม่ว่าเราจะทำงานองค์กรไหนตั้งแต่ระดับปฏิบัติการจนถึงระดับออกนโยบาย ก็ต้องมีการประชุมทั้งนั้น เราจึงควรเรียนรู้ทักษะการประชุมให้ดีเพื่อพัฒนาตัวเองและนำเสนอผลงานในที่ประชุมได้อย่างสง่างาม หนึ่งในเรื่องพื้นฐานเกี่ยวกับการประชุมที่เราต้องรู้ก็คือ คำศัพท์ที่ใช้เรียกบุคคลในการประชุม มีคำไหนบ้าง

ผู้จัดการประชุม

การจัดการประชุมหากเป็นการประชุมในองค์กร หรือ กลุ่มย่อย ทีมของตัวเองคำนี้อาจจะไม่ได้ใช้เท่าไร แต่หากเราประชุมในสถานที่ที่ใหญ่ขึ้น การจัดการประชุมจะมีความซับซ้อนมากขึ้น ทำให้ต้องมีหน่วยงานเข้ามาจัดเตรียมการประชุมแทนประธานที่ประชุม โดยผู้จัดประชุมจะหมายถึง คนหรือ หน่วยงาน องค์กร ทั้งภายในหรือภายนอก ที่ได้รับมอบหมายให้มาจัดการประชุมทั้งหมดตั้งแต่เรื่องสถานที่ เอกสารการประชุม จดหมายเชิญประชุม วาระการประชุม ฯลฯ ทุกอย่างเพื่อให้กระบวนการประชุมเสร็จสิ้นตามมอบหมาย

ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม

เมื่อมีการกำหนดการประชุมแล้ว คำต่อไปก็คือ ผู้มีสิทธิ์ในการประชุม หมายถึง ผู้ที่ฝ่ายจัดการประชุมได้มองเห็นว่ามีสิทธิ์และสมควรเข้ารับการประชุม โดยอาจจะพิจารณาจากตำแหน่งงาน คุณสมบัติคุณวุฒิ วัยวุฒิ ฯลฯ ซึ่งผู้ที่มีสิทธิ์เข้าประชุมนั้นจะได้รับจดหมายแจ้งการประชุมล่วงหน้า เพื่อเตรียมตัวเข้าประชุมได้

ผู้เข้าประชุม

คำนี้ มักจะสับสนกับคำว่า ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม สองคำนี้แตกต่างกันก็คือ ผู้เข้าประชุมคือผู้ที่เข้ามาประชุม ปรากฏตัวและมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น และยกมือโหวตเพื่อตัดสินผลการประชุมด้วย (บางครั้ง) ส่วนผู้มีสิทธิ์คือมีแต่อาจจะมาหรือไม่มาประชุมก็ได้แล้แต่เค้าเอง อีกกรณีหนึ่งหากเราเข้าไปนั่งฟังเฉยๆ ไม่สิทธิ์ในการออกเสียง โหวต หรือ แสดงความคิดเห็นอะไรเลย แบบนี้เราเรียกว่า ผู้สังเกตการณ์ การประชุมเท่านั้น

Term-for-a-meeting

องค์ประชุม

การประชุมจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อ จำนวนผู้เข้าประชุมต้องเป็นไปตามกฎ ระเบียบ ของการประชุมในองค์กรนั้นกำหนดเอาไว้ ซึ่งการจำนวนผู้เข้าประชุมจนเปิดการประชุมได้เราเรียกว่า องค์ประชุม โดยปกติองค์ประชุมะจ้องมากกว่ากึ่งหนึ่งของจำนวนสมาชิกในการเข้าประชุม จึงจะสามารถเปิดประชุมได้ หากไม่ครบจำนวนแม้จะประชุมไปแต่ผลของการประชุมนั้นจะถูกยกให้เป็นโมฆะ (ไม่มีผลบังคับใช้)

ประธาน และ รองประธาน

คำต่อไปถือว่าสำคัญมากของการประชุม นั้นก็คือ ประธานการประชุม โดยประธานมีหน้าที่ดำเนินการประชุมให้เป็นไปตามวาระ และดำเนินการเสนอ แก้ไข เรื่องราวที่เกิดขึ้น ทั้งตัดสินใจด้วย ประธานจึงมีความสำคัญมากในการประชุม แต่ในกรณีที่ประธานไม่สามารถดำเนินการได้ จะให้รองประธานทำหน้าที่แทน โดยการประชุมแต่ละครั้งรองประธานอาจจะมีมากกว่า 1 คน แต่ไม่เกิน 3 คนก็ได้

เลขานุการ

คนนี้แหละเป็นผู้ปิดทองหลังพระในการประชุมอย่างแท้จริง เพราะว่าตำแหน่งนี้จะมีหน้าที่จัดการเรื่องเอกสารการประชุมตั้งแต่การวางระเบียบ และแจ้งวาระการประชุมมาตั้งแต่ต้น จนถึงการจัดทำรายงานผลการประชุมครั้งที่แล้ว ให้ประธานและผู้เข้าประชุมได้อ่านกัน การประชุมจะถูกสรุปออกมาเป็นตัวหนังสือ ลายลักษณ์อักษรเพื่อบังคับใช้และเป็นที่เข้าใจตรงกันก็อยู่ที่เลขานุการนี่แหละ หากเป็นการประชุมนัดสำคัญอาจจะต้องมีผู้ช่วยเลขานุการมาด้วย

กรรมการ

อีกหนึ่งตัวละครในการประชุมนั่นก็คือ กรรมการ เค้าคือกลุ่มบุคคลที่มีหน้าที่พิจารณาเรื่องในวาระการประชุม ตั้งข้อเสนอ ญัตติอื่นในการอภิปราย ส่งให้ท่านประธานได้พิจารณา และช่วยสรุปผลการพิจารณาร่วมกัน กรรมการไม่ได้มีการกำหนดว่ามีตายตัวกี่คน เหล่านี้คือ บุคคลที่มีความสำคัญ เป็นตำแหน่งหน้าที่ของการประชุมแต่ละครั้งควรต้องมี