ศัพท์ที่ใช้เรียกเรื่องที่ประชุม มีอะไรบ้าง

Meeting-terminology-image

ในการประชุม แม้ว่าจะมีวิธีการประชุมที่แตกต่างกันไปตามแต่สะดวก แต่บางอย่างไม่ว่าเราจะไปประชุมที่ไหนทุกอย่างก็จะคล้ายกัน นั่นก็คือ การใช้คำศัพท์เรียกเรื่องที่ใช้ในการประชุมว่ามีอะไรบ้าง คำศัพท์พวกนี้เป็นเรื่องสำคัญเพราะมันจะทำให้เรารู้ว่าตอนนี้ที่ประชุมกำลังจะทำอะไร เราจะได้เตรียมตัวต่อสถานการณ์ข้างหน้าได้ทัน ศัพท์ที่ใช้เรียกเรื่องที่ประชุมมีอะไรบ้าง

วาระ หมายถึง

คำว่าแรกที่เราจะได้ยินเสมอ หลังจากท่านประธานในที่ประชุมเปิดการประชุมแล้ว นั่นก็คือคำว่า วาระ คำนี้หมายถึงเรื่องที่จะถูกหยิบขึ้นมาถกหรือแจ้งให้ทราบกันตามที่เค้าจัดเอาไว้ ส่วนอีกคำที่มาคู่กันก็คือ ระเบียบวาระ คำนี้หมายถึงการจัดเรียงลำดับความสำคัญของเรื่องที่จะหยิบขึ้นมาประชุม โดยผู้จัดเรียงจะเป็นหน้าที่ของคณะกรรมการ เลขานุการ และ ประธานเป็นผู้เห็นชอบว่าแต่ละระเบียบวาระมีเรื่องอะไรประชุมกันบ้าง และแต่ละวาระมีรายละเอียดอย่างไร

วาระที่ 1,2,3 คืออะไร

การประชุมท่านประธานจะประชุมตามระเบียบวาระที่กำหนดไว้ 1,2,3 แม้ว่าจะไม่มีกฎตายตัวว่า ระเบียบวาระที่ 1,2,3 ต้องประชุมอะไรบ้าง แต่คร่าวจะกำหนดไปทางเดียวกันดังนี้ ระเบียบวาระที่ 1 คือ การรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องได้อ่านสรุปผลการประชุม จากการประชุมครั้งก่อน หากไม่มีอะไรคัดค้านก็แสดงว่าการประชุมครั้งที่แล้วสรุปได้เลย แต่หากคัดค้าหรือทำอะไรตกหล่นไปก็จะต้องมาเพิ่มเติม แก้ไขกันตรงนี้ เมื่อจบวาระนี้ไป ก็จะเป็นระเบียบวาระที่ 2 เป็นเรื่องการพิจารณาสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว หมายถึงการติดตามผลจากการประชุมครั้งที่แล้วว่าเป็นอย่างไร อาจจะเป็นการถามเรื่องที่ให้กลับไปคิดว่าจะเอาอย่างไร แล้วมาพิจารณากันในวาระนี้ เพื่อสรุปเป็นแนวทางแก้ปัญหา ระเบียบวาระที่ 3 เป็นการพิจาณาเรื่องใหม่ หมายถึงการพิจารณาเรื่องที่เกิดขึ้น ตรงนี้ใครมีประเด็นสงสัยอะไรก็สามรถเสนอในที่ประชุมให้รับทราบเพื่อหาทางแก้ไขปัญหาร่วมกัน หรืออาจจะวางแนวทางไว้ก่อนจากนั้นค่อยมาสรุปทางแก้อีกครั้งในการประชุมครั้งต่อไปก็ได้ เป็นต้น นอกจากนี้อาจจะมีการกำหนดระเบียบวาระการประชุมอื่นขึ้นมา อย่าง วาระที่ 4 แจ้งเพื่อทราบ วาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ ก็ได้แล้วแต่ท่านประธานและเลขานุการ นำเสนอ

Meeting-terminology-photo

ญัตติ

คำนี้หมายถึง ข้อเสนอที่ผู้เข้าประชุม จะหยิบขึ้นมานำเสนอต่อที่ประชุมเพื่อหาทางแก้ไข ด้วยวิธีการลงมติ (โหวต) ซึ่งการจะเสนอญัตติได้นั้นจะเป็นการทำผ่านท่านประธานให้ได้รับอนุญาตเท่านั้น หากเป็นที่ประชุมใหญ่ต้องทำแบบนี้ ไม่งั้นจะมีญัตติมาเกินไปทำให้กินเวลาพิจารณาเรื่องหลัก

มติ

คำว่า มติ หมายถึง ข้อยุติจากข้อเสนอแนะ หรือ ปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งมติตรงนี้เป็นเหมือนคำสั่งกลายๆ ในการแก้ปัญหานั้น อย่างเช่น หากเราต้องการทราบว่า วันศุกร์ จะต้องใส่เสื้อสีอะไรระหว่าง เขียว กับ ฟ้า ก็จะต้องลงมติกัน พอมติออกมาว่าเป็นฟ้าที่ประชุมรับรอง เท่ากับว่าวันศุกร์จะต้องใส่เสื้อสีฟ้าตามตกลง

การอภิปราย

ระหว่างที่ทำการประชุมนั้น เมื่อเกิดปัญหาหรือต้องการข้อเสนอแนะแล้ว ประธานในที่ประชุม ก่อนจะทำการลงมติ จะเปิดเวทีให้กับทุกคนได้อภิปรายเพื่อฟังความคิดเห็นต่อเรื่องนั้น คำว่า อภิปราย จึงหมายถึงการแสดงความคิดเห็นต่อเรื่องดังกล่าว ซึ่งจะมีคำพ่วงมาด้วยอย่างคำว่า เสนอ หมายถึงการเสนอแนวทางแก้ปัญหา หรือ สร้างสรรค์ต่อเรื่องนั้น คำว่าสนับสนุน หมายถึงการเห็นด้วยต่อสิ่งที่เสนอ และ คัดค้านหมายถึงการเห็นต่าง ไม่เห็นด้วยกับข้อเสนอที่ยกมา ซึ่งการไม่เห็นด้วยอาจจะเป็นการไม่เห็นด้วยทั้งหมด หรือบางส่วนก็ได้ แล้วแต่เรา ทั้งหมดนี้เป็นคำศัพท์ที่เราจะได้ยินเสมอเวลาเข้าประชุม ดังนั้นเราควรเรียนรู้เอาไว้เพื่อปฏิบัติตนให้ถูกเวลาประชุม