วิธีการสื่อสารและการใช้ภาษาในการประชุม มีอะไรบ้าง

Meeting-communication

อะไรเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของการประชุม นั่นก็คือ เรื่องของการสื่อสารของเรา และการรับฟังเรื่องราวการประชุมที่เกิดขึ้น หากเรามีทักษะการสื่อสารที่ดีจะทำให้เราสามารถนำเสนอหัวข้อ เนื้อหา ตามที่เราต้องการได้ ทักษะนี้สำคัญมาก หากเราเป็นผู้ที่นำเสนอได้ดีในที่ประชุมนั่นเท่ากับว่าเป็นการโปรโมทตัวเองต่อคนหมู่มากในองค์กรด้วย หากทำได้ดีและมีผลงานภายนอกการประชุมมาประกอบกัน บอกได้เลยว่าไปรุ่งแน่นอน คราวนี้เรามาดูกันว่าวิธีการสื่อสารและการใช้ภาษาในที่ประชุมมีอะไรบ้าง

การใช้ภาษา

เรื่องสำคัญเลยของการสื่อสาร นั่นก็คือเรื่องของภาษา คำแนะนำก็คือว่าหากเป็นการประชุมภายในองค์กร ภาษาที่เลือกใช้ควรเป็นภาษากึ่งทางการจะเหมาะสมที่สุด การใช้ภาษาทางการเกินไปจะทำให้เราเองนั่นแหละนำเสนองาน หรือ ข้อคิดเห็นนั้นไม่เป็นธรรมชาติสักเท่าไร หรือ หากไม่เป็นทางการเลย มันก็จะดูเหมือนเรื่องนั้นไม่สำคัญ ดูเหมือนพูดกับเพื่อนเล่นจนขาดความเคารพเพื่อนร่วมการประชุมไปไม่ควร

มารยาทในการสื่อสาร

การประชุมเป็นการสื่อสารกันในวงกว้างและคนหมู่มาก เรื่องสำคัญที่มองข้ามไม่ได้เลยก็คือ มารยาทในการสื่อสาร เรื่องนี้เราต้องมีด้วยหากมารยาทไม่ดีก็เหมือนเริ่มต้นไม่ดีแล้วทำให้คนติดภาพลบกับเราตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มนำเสนอด้วยซ้ำไป คำแนะนำเรื่องมารยาทก็คือ ก่อนจะพูดต้องยกมือหากท่านประธานอนุญาตให้พูดได้จึงพูด สองถ้าหากการประชุมเป็นกลุ่มใหญ่ ก่อนจะพูดควรแนะนำตัวเองคร่าวๆก่อนว่าเป็นใครมาจากไหน นำเสนอเรื่องอะไร ระหว่างพูดไม่ควรชี้นิ้ว ชี้หน้าไปยังบุคคลอื่นเป็นสิ่งที่ไม่สุภาพอย่างมาก พอพูดจบควรลงท้ายด้วยคำขอบคุณท่านประธานในการนำเสนอครั้งนี้ หากทำได้ตามมารยาทพื้นฐานเหล่านี้จะทำให้สิ่งที่เรานำเสนอมีคนฟังมากขึ้น

Meeting-communication-pic

เคล็ดลับการสื่อสารในที่ประชุม

เมื่อเราได้มีโอกาสนำเสนอ หรือ แสดงความคิดเห็นบางอย่างที่ประชุม เราจะทำอย่างไรให้มันประสบความสำเร็จ เรามีเคล็ดลับแบบง่ายให้ไปลองใช้กัน หนึ่งเลยการนำเสนอสิ่งที่ต้องการสื่อสารนั้น ควรพูดให้สั้น กระชับ เห็นภาพมากที่สุด อย่าลืมว่าการประชุมแต่ละครั้งใช้เวลานานมาก หากเราอารัมภบทสิ่งที่ต้องการจะพูดนานไป จะทำให้การพูดของเราเข้าทำนองว่า น้ำท่วมทุ่งผักบุ้งโหรงเหรง ไร้คุณภาพ อยากนำเสนออะไรพูดไปให้ชัดเจน สั้นกระชับ จะได้ผลมากกว่า สองน้ำเสียงในการพูดนำเสนอควรเป็นไปด้วยน้ำเสียงที่มีความหนักแน่น มั่นใจ เสียงดังฟังชัด เพราะน้ำเสียงที่ดีและดูมั่นใจ จะช่วยเพิ่มน้ำหนักในการสื่อสารสิ่งที่เรานำเสนอออกไปว่าเราหมายความว่าอย่างนั้นจริง เราเชื่อว่าสิ่งนั้นเกิดขึ้นได้จริง หากเราไม่มั่นใจความคิดเห็นของเราแม้จะดีแต่มันจะดูแย่ รวมถึงบุคลิกภาพของเราจะดูแย่ไปด้วย

การใช้คำเฉพาะ (บางครั้ง)

หากเป็นการประชุมเฉพาะทาง เฉพาะกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นกลุ่มอาชีพ หรือ กลุ่มงานบริหาร เราหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยกับคำศัพท์บางอย่างที่อาจจะต้องยกมาเพื่อทำให้ความเข้าใจ สื่อถึงสิ่งที่ต้องการจะนำเสนอมากขึ้น การใช้คำศัพท์เหล่านี้ต้องดูให้ดีด้วย หากใช้มากเกินไปจะทำให้การนำเสนอของเราเข้าใจได้ยาก แต่ถ้าหากไม่ใช่เลย เราก็ต้องมาเสียเวลาอธิบายอีกซึ่งจะเสียเวลาการนำเสนอของเราไปด้วย

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สำคัญก็คือ การซ้อม หากเราต้องการจะนำเสนอในที่ประชุม มีการสื่อสารที่ดี ของเหล่านี้ต้องฝึกฝนอยู่เสมอทั้งในการซ้อมส่วนตัว และการซ้อมในสถานการณ์จริง อย่ากลัวที่จะกล้านำเสนอ จริงอยู่ว่าการนำเสนอ สื่อสารบางครั้งเราอาจจะทำได้ไม่ดี แต่คิดเสียว่าเป็นประสบการณ์ ยิ่งทำบ่อย เดี๋ยวมันก็ต้องดีขึ้นเองแหละ