Meeting-terminology-image

ศัพท์ที่ใช้เรียกเรื่องที่ประชุม มีอะไรบ้าง

ในการประชุม แม้ว่าจะมีวิธีการประชุมที่แตกต่างกันไปตามแต่สะดวก แต่บางอย่างไม่ว่าเราจะไปประชุมที่ไหนทุกอย่างก็จะคล้ายกัน นั่นก็คือ การใช้คำศัพท์เรียกเรื่องที่ใช้ในการประชุมว่ามีอะไรบ้าง คำศัพท์พวกนี้เป็นเรื่องสำคัญเพราะมันจะทำให้เรารู้ว่าตอนนี้ที่ประชุมกำลังจะทำอะไร เราจะได้เตรียมตัวต่อสถานการณ์ข้างหน้าได้ทัน ศัพท์ที่ใช้เรียกเรื่องที่ประชุมมีอะไรบ้าง

วาระ หมายถึง

คำว่าแรกที่เราจะได้ยินเสมอ หลังจากท่านประธานในที่ประชุมเปิดการประชุมแล้ว นั่นก็คือคำว่า วาระ คำนี้หมายถึงเรื่องที่จะถูกหยิบขึ้นมาถกหรือแจ้งให้ทราบกันตามที่เค้าจัดเอาไว้ ส่วนอีกคำที่มาคู่กันก็คือ ระเบียบวาระ คำนี้หมายถึงการจัดเรียงลำดับความสำคัญของเรื่องที่จะหยิบขึ้นมาประชุม โดยผู้จัดเรียงจะเป็นหน้าที่ของคณะกรรมการ เลขานุการ และ ประธานเป็นผู้เห็นชอบว่าแต่ละระเบียบวาระมีเรื่องอะไรประชุมกันบ้าง และแต่ละวาระมีรายละเอียดอย่างไร

วาระที่ 1,2,3 คืออะไร

การประชุมท่านประธานจะประชุมตามระเบียบวาระที่กำหนดไว้ 1,2,3 แม้ว่าจะไม่มีกฎตายตัวว่า ระเบียบวาระที่ 1,2,3 ต้องประชุมอะไรบ้าง แต่คร่าวจะกำหนดไปทางเดียวกันดังนี้ ระเบียบวาระที่ 1 คือ การรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องได้อ่านสรุปผลการประชุม จากการประชุมครั้งก่อน หากไม่มีอะไรคัดค้านก็แสดงว่าการประชุมครั้งที่แล้วสรุปได้เลย แต่หากคัดค้าหรือทำอะไรตกหล่นไปก็จะต้องมาเพิ่มเติม แก้ไขกันตรงนี้ เมื่อจบวาระนี้ไป ก็จะเป็นระเบียบวาระที่ 2 เป็นเรื่องการพิจารณาสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว หมายถึงการติดตามผลจากการประชุมครั้งที่แล้วว่าเป็นอย่างไร อาจจะเป็นการถามเรื่องที่ให้กลับไปคิดว่าจะเอาอย่างไร แล้วมาพิจารณากันในวาระนี้ เพื่อสรุปเป็นแนวทางแก้ปัญหา ระเบียบวาระที่ 3 เป็นการพิจาณาเรื่องใหม่ หมายถึงการพิจารณาเรื่องที่เกิดขึ้น ตรงนี้ใครมีประเด็นสงสัยอะไรก็สามรถเสนอในที่ประชุมให้รับทราบเพื่อหาทางแก้ไขปัญหาร่วมกัน หรืออาจจะวางแนวทางไว้ก่อนจากนั้นค่อยมาสรุปทางแก้อีกครั้งในการประชุมครั้งต่อไปก็ได้ เป็นต้น นอกจากนี้อาจจะมีการกำหนดระเบียบวาระการประชุมอื่นขึ้นมา อย่าง วาระที่ 4 แจ้งเพื่อทราบ วาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ ก็ได้แล้วแต่ท่านประธานและเลขานุการ นำเสนอ

Meeting-terminology-photo

ญัตติ

คำนี้หมายถึง ข้อเสนอที่ผู้เข้าประชุม จะหยิบขึ้นมานำเสนอต่อที่ประชุมเพื่อหาทางแก้ไข ด้วยวิธีการลงมติ (โหวต) ซึ่งการจะเสนอญัตติได้นั้นจะเป็นการทำผ่านท่านประธานให้ได้รับอนุญาตเท่านั้น หากเป็นที่ประชุมใหญ่ต้องทำแบบนี้ ไม่งั้นจะมีญัตติมาเกินไปทำให้กินเวลาพิจารณาเรื่องหลัก

มติ

คำว่า มติ หมายถึง ข้อยุติจากข้อเสนอแนะ หรือ ปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งมติตรงนี้เป็นเหมือนคำสั่งกลายๆ ในการแก้ปัญหานั้น อย่างเช่น หากเราต้องการทราบว่า วันศุกร์ จะต้องใส่เสื้อสีอะไรระหว่าง เขียว กับ ฟ้า ก็จะต้องลงมติกัน พอมติออกมาว่าเป็นฟ้าที่ประชุมรับรอง เท่ากับว่าวันศุกร์จะต้องใส่เสื้อสีฟ้าตามตกลง

การอภิปราย

ระหว่างที่ทำการประชุมนั้น เมื่อเกิดปัญหาหรือต้องการข้อเสนอแนะแล้ว ประธานในที่ประชุม ก่อนจะทำการลงมติ จะเปิดเวทีให้กับทุกคนได้อภิปรายเพื่อฟังความคิดเห็นต่อเรื่องนั้น คำว่า อภิปราย จึงหมายถึงการแสดงความคิดเห็นต่อเรื่องดังกล่าว ซึ่งจะมีคำพ่วงมาด้วยอย่างคำว่า เสนอ หมายถึงการเสนอแนวทางแก้ปัญหา หรือ สร้างสรรค์ต่อเรื่องนั้น คำว่าสนับสนุน หมายถึงการเห็นด้วยต่อสิ่งที่เสนอ และ คัดค้านหมายถึงการเห็นต่าง ไม่เห็นด้วยกับข้อเสนอที่ยกมา ซึ่งการไม่เห็นด้วยอาจจะเป็นการไม่เห็นด้วยทั้งหมด หรือบางส่วนก็ได้ แล้วแต่เรา ทั้งหมดนี้เป็นคำศัพท์ที่เราจะได้ยินเสมอเวลาเข้าประชุม ดังนั้นเราควรเรียนรู้เอาไว้เพื่อปฏิบัติตนให้ถูกเวลาประชุม

Meeting-terminology-pic

ศัพท์เกี่ยวกับรูปแบบของการประชุม คืออะไร

ในการทำงานนอกจากหน้างานที่เราได้รับมอบหมายให้ทำซึ่งต้องทำให้ดีที่สุดเพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาดีแล้ว อีกหนึ่งทักษะที่มีความจำเป็นอย่างมากก็คือ ทักษะการประชุม เพราะงานทุกอย่างเดี๋ยวนี้เราทำเองคนเดียวไม่ได้ต้องมีการประสาน ขอความร่วมมือคนอื่นด้วยจึงจะทำให้งานเดินหน้าออกมาได้ ยิ่งปัจจุบันการทำงาน wfh มาแรงมาก ยิ่งทำให้การประชุมสำคัญขึ้นไปอีก ทีนี้การประชุม ก็มีหลากหลายรูปแบบมีวิธีการเรียกแตกต่างกันไป มีแบบไหนบ้าง

ทำไมต้องเข้าใจคำศัพท์เกี่ยวกับรูปแบบการประชุม

การทำงานหลายคนอาจจะสงสัยว่า แม้เราจะเป็นเพียงผู้เข้าร่วมประชุมแต่ทำไมเราต้องมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับคำศัพท์ในการประชุมด้วย คำตอบก็คือ แม้เราจะเป็นผู้เข้าร่วมการประชุม ก็ต้องเตรียมตัวทำการบ้านมาก่อน การประชุมแต่ละรูปแบบไม่เหมือนกัน บางครั้งการประชุมอาจจะต้องมีการลงมือปฏิบัติด้วย ทำให้เราอาจจะต้องเตรียมตัว เตรียมเสื้อผ้ามาเปลี่ยนเพื่อลงมือ ลงสนามปฏิบัติสิ่งที่ประชุมไปตอนเช้าด้วย หากเราเตรียมตัวไปดีเราจะได้อะไรจากการประชุมเยอะมาก ยังไม่นับการเป็นลูกน้องที่ดี มีความพร้อมในสายตาของหัวหน้าอีกด้วยนะ

การประชุมทางไกลผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์

อย่างแรกเลยที่คนทำงานออฟฟิศช่วงนี้อาจจะได้ยินและทำตามบ่อยมากจากการทำงานที่บ้าน หรือ wfh ด้วยเทคโนโลยีและความจำเป็นที่ไม่สามารถเดินทางได้ ทำให้เราต้องประชุมผ่านโปรแกรมบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือ หน้าจอโทรศัพท์ การประชุมแบบนี้จะสะดวกก็ต่อเมื่อเราอยู่คนละที่กัน แต่ข้อเสียก็จะเป็นเรื่องอุปกรณ์ที่เราต้องเตรียมไว้อย่างดีเลยไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์รับสัญญาณ (โทรศัพท์, คอมพิวเตอร์) และสัญญาณอินเตอร์เน็ตที่จะต้องแรงและเสถียรตลอดเวลาการประชุม เทคนิคการเตรียมตัว เราควรเข้าไปในห้องประชุมก่อนเวลาสัก 5-10 นาที จัดตั้งอุปกรณ์ในมุมรับสัญญาณที่ดีที่สุด การแต่งกายแม้จะเห็นแค่ท่อนบนควรแต่งกายให้เรียบร้อย อย่าลืมเช็คพื้นหลังเราด้วยว่าสุภาพหรือไม่ บางคนประชุมในห้องนอนตัวเองปรากฏว่าด้านหลังมีรูปดาราวาบหวิวอยู่ อาจจะตลกตอนเล่า แต่ถ้าโดนเองตลกไม่ออกนะ

Meeting-terminology

การประชุมเชิงปฏิบัติการ

คำว่าการประชุมเชิงปฏิบัติการ หรือ workshop เคยเป็นคำที่ได้ยินกันหนาหูมากยุคหนึ่ง ระบบราชการจะใช้การประชุมแบบนี้เป็นหลักเลยในยุคนั้น การประชุมแบบนี้มีทั้งแบบวันเดียว และหลายวัน คอนเซ็ปต์การประชุมก็คือจะมีการผสมผสานกันทั้งการพูดคุยเชิงวิชาการ และออกปฏิบัติในเรื่องดังกล่าว เพื่อให้เข้าใจร่วมกัน หากเป็นการประชุมแบบนี้เราควรเตรียมตัวเรื่องเสื้อผ้าและกำหนดการให้ดี เพราะอาจจะต้องเปลี่ยนเพื่อลงภาคปฏิบัติด้วย

การประชุมสัมมนา

อันนี้ก็เป็นอีกหนึ่งรูปแบบการประชุมที่ได้ยินกันมาเยอะ ทั้งการประชุมในองค์กร ประชุมระหว่างองค์กร หรือ เราไปประชุมเรื่องงานส่วนตัวก็มีแบบนี้ด้วย การประชุมแบบนี้จะหมายถึงการพูดคุยในกลุ่มใหญ่ (บรรยาย) จากนั้นจะมีการแบ่งกลุ่มย่อยออกไปเพื่ออภิปรายเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการประชุม อาจจะเป็นการซักถามปัญหา ข้อเสนอแนะ เพื่อหาทางออกร่วมกัน การประชุมแบบนี้แนะนำว่าควรศึกษาหัวข้อประชุมเอาไว้ก่อน เผื่อเข้ากลุ่มแล้วต้องถามตอบกันจะได้มีความรู้ ไม่ดูเอ๋อในที่ประชุมกลุ่มย่อยไป (อย่าลืมว่ากลุ่มย่อยคนน้อย หากเราพลาดคนจะจำได้ดี)

การประชุมทางการ

คำนี้ที่ต้องอธิบาย เพราะว่าถ้าเป็นภาษาอังกฤษจะใช้คำว่า congress ที่หมายถึงการประชุมแบบเป็นทางการเต็มรูปแบบ ถ้าเป็นกาประชุมแบบนี้เนื้อหาจะเข้มข้นมาก ทั้งวิชาการและการแสดงความคิดเห็น มักจะใช้ในการประชุมเพื่อตัดสินใจเรื่องสำคัญขององค์กร ดังนั้นหากได้รับโอกาสเข้าประชุมแบบนี้ควรที่จะเตรียมเนื้อหา ให้ดี จะได้ตามการประชุมนั้นทัน

Meeting-communication

วิธีการสื่อสารและการใช้ภาษาในการประชุม มีอะไรบ้าง

อะไรเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของการประชุม นั่นก็คือ เรื่องของการสื่อสารของเรา และการรับฟังเรื่องราวการประชุมที่เกิดขึ้น หากเรามีทักษะการสื่อสารที่ดีจะทำให้เราสามารถนำเสนอหัวข้อ เนื้อหา ตามที่เราต้องการได้ ทักษะนี้สำคัญมาก หากเราเป็นผู้ที่นำเสนอได้ดีในที่ประชุมนั่นเท่ากับว่าเป็นการโปรโมทตัวเองต่อคนหมู่มากในองค์กรด้วย หากทำได้ดีและมีผลงานภายนอกการประชุมมาประกอบกัน บอกได้เลยว่าไปรุ่งแน่นอน คราวนี้เรามาดูกันว่าวิธีการสื่อสารและการใช้ภาษาในที่ประชุมมีอะไรบ้าง

การใช้ภาษา

เรื่องสำคัญเลยของการสื่อสาร นั่นก็คือเรื่องของภาษา คำแนะนำก็คือว่าหากเป็นการประชุมภายในองค์กร ภาษาที่เลือกใช้ควรเป็นภาษากึ่งทางการจะเหมาะสมที่สุด การใช้ภาษาทางการเกินไปจะทำให้เราเองนั่นแหละนำเสนองาน หรือ ข้อคิดเห็นนั้นไม่เป็นธรรมชาติสักเท่าไร หรือ หากไม่เป็นทางการเลย มันก็จะดูเหมือนเรื่องนั้นไม่สำคัญ ดูเหมือนพูดกับเพื่อนเล่นจนขาดความเคารพเพื่อนร่วมการประชุมไปไม่ควร

มารยาทในการสื่อสาร

การประชุมเป็นการสื่อสารกันในวงกว้างและคนหมู่มาก เรื่องสำคัญที่มองข้ามไม่ได้เลยก็คือ มารยาทในการสื่อสาร เรื่องนี้เราต้องมีด้วยหากมารยาทไม่ดีก็เหมือนเริ่มต้นไม่ดีแล้วทำให้คนติดภาพลบกับเราตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มนำเสนอด้วยซ้ำไป คำแนะนำเรื่องมารยาทก็คือ ก่อนจะพูดต้องยกมือหากท่านประธานอนุญาตให้พูดได้จึงพูด สองถ้าหากการประชุมเป็นกลุ่มใหญ่ ก่อนจะพูดควรแนะนำตัวเองคร่าวๆก่อนว่าเป็นใครมาจากไหน นำเสนอเรื่องอะไร ระหว่างพูดไม่ควรชี้นิ้ว ชี้หน้าไปยังบุคคลอื่นเป็นสิ่งที่ไม่สุภาพอย่างมาก พอพูดจบควรลงท้ายด้วยคำขอบคุณท่านประธานในการนำเสนอครั้งนี้ หากทำได้ตามมารยาทพื้นฐานเหล่านี้จะทำให้สิ่งที่เรานำเสนอมีคนฟังมากขึ้น

Meeting-communication-pic

เคล็ดลับการสื่อสารในที่ประชุม

เมื่อเราได้มีโอกาสนำเสนอ หรือ แสดงความคิดเห็นบางอย่างที่ประชุม เราจะทำอย่างไรให้มันประสบความสำเร็จ เรามีเคล็ดลับแบบง่ายให้ไปลองใช้กัน หนึ่งเลยการนำเสนอสิ่งที่ต้องการสื่อสารนั้น ควรพูดให้สั้น กระชับ เห็นภาพมากที่สุด อย่าลืมว่าการประชุมแต่ละครั้งใช้เวลานานมาก หากเราอารัมภบทสิ่งที่ต้องการจะพูดนานไป จะทำให้การพูดของเราเข้าทำนองว่า น้ำท่วมทุ่งผักบุ้งโหรงเหรง ไร้คุณภาพ อยากนำเสนออะไรพูดไปให้ชัดเจน สั้นกระชับ จะได้ผลมากกว่า สองน้ำเสียงในการพูดนำเสนอควรเป็นไปด้วยน้ำเสียงที่มีความหนักแน่น มั่นใจ เสียงดังฟังชัด เพราะน้ำเสียงที่ดีและดูมั่นใจ จะช่วยเพิ่มน้ำหนักในการสื่อสารสิ่งที่เรานำเสนอออกไปว่าเราหมายความว่าอย่างนั้นจริง เราเชื่อว่าสิ่งนั้นเกิดขึ้นได้จริง หากเราไม่มั่นใจความคิดเห็นของเราแม้จะดีแต่มันจะดูแย่ รวมถึงบุคลิกภาพของเราจะดูแย่ไปด้วย

การใช้คำเฉพาะ (บางครั้ง)

หากเป็นการประชุมเฉพาะทาง เฉพาะกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นกลุ่มอาชีพ หรือ กลุ่มงานบริหาร เราหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยกับคำศัพท์บางอย่างที่อาจจะต้องยกมาเพื่อทำให้ความเข้าใจ สื่อถึงสิ่งที่ต้องการจะนำเสนอมากขึ้น การใช้คำศัพท์เหล่านี้ต้องดูให้ดีด้วย หากใช้มากเกินไปจะทำให้การนำเสนอของเราเข้าใจได้ยาก แต่ถ้าหากไม่ใช่เลย เราก็ต้องมาเสียเวลาอธิบายอีกซึ่งจะเสียเวลาการนำเสนอของเราไปด้วย

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สำคัญก็คือ การซ้อม หากเราต้องการจะนำเสนอในที่ประชุม มีการสื่อสารที่ดี ของเหล่านี้ต้องฝึกฝนอยู่เสมอทั้งในการซ้อมส่วนตัว และการซ้อมในสถานการณ์จริง อย่ากลัวที่จะกล้านำเสนอ จริงอยู่ว่าการนำเสนอ สื่อสารบางครั้งเราอาจจะทำได้ไม่ดี แต่คิดเสียว่าเป็นประสบการณ์ ยิ่งทำบ่อย เดี๋ยวมันก็ต้องดีขึ้นเองแหละ