Term-for-a-meeting-pic

ศัพท์ที่ใช้เรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม มีอะไรบ้าง

ทักษะเกี่ยวกับการประชุมนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญมากของการทำงาน เพราะว่าการประชุมจะเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้การตัดสินใจดำเนินการต่างๆ ขององค์กรก้าวไปข้างหน้าได้ ดังนั้นไม่แปลกที่ไม่ว่าเราจะทำงานองค์กรไหนตั้งแต่ระดับปฏิบัติการจนถึงระดับออกนโยบาย ก็ต้องมีการประชุมทั้งนั้น เราจึงควรเรียนรู้ทักษะการประชุมให้ดีเพื่อพัฒนาตัวเองและนำเสนอผลงานในที่ประชุมได้อย่างสง่างาม หนึ่งในเรื่องพื้นฐานเกี่ยวกับการประชุมที่เราต้องรู้ก็คือ คำศัพท์ที่ใช้เรียกบุคคลในการประชุม มีคำไหนบ้าง

ผู้จัดการประชุม

การจัดการประชุมหากเป็นการประชุมในองค์กร หรือ กลุ่มย่อย ทีมของตัวเองคำนี้อาจจะไม่ได้ใช้เท่าไร แต่หากเราประชุมในสถานที่ที่ใหญ่ขึ้น การจัดการประชุมจะมีความซับซ้อนมากขึ้น ทำให้ต้องมีหน่วยงานเข้ามาจัดเตรียมการประชุมแทนประธานที่ประชุม โดยผู้จัดประชุมจะหมายถึง คนหรือ หน่วยงาน องค์กร ทั้งภายในหรือภายนอก ที่ได้รับมอบหมายให้มาจัดการประชุมทั้งหมดตั้งแต่เรื่องสถานที่ เอกสารการประชุม จดหมายเชิญประชุม วาระการประชุม ฯลฯ ทุกอย่างเพื่อให้กระบวนการประชุมเสร็จสิ้นตามมอบหมาย

ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม

เมื่อมีการกำหนดการประชุมแล้ว คำต่อไปก็คือ ผู้มีสิทธิ์ในการประชุม หมายถึง ผู้ที่ฝ่ายจัดการประชุมได้มองเห็นว่ามีสิทธิ์และสมควรเข้ารับการประชุม โดยอาจจะพิจารณาจากตำแหน่งงาน คุณสมบัติคุณวุฒิ วัยวุฒิ ฯลฯ ซึ่งผู้ที่มีสิทธิ์เข้าประชุมนั้นจะได้รับจดหมายแจ้งการประชุมล่วงหน้า เพื่อเตรียมตัวเข้าประชุมได้

ผู้เข้าประชุม

คำนี้ มักจะสับสนกับคำว่า ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม สองคำนี้แตกต่างกันก็คือ ผู้เข้าประชุมคือผู้ที่เข้ามาประชุม ปรากฏตัวและมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น และยกมือโหวตเพื่อตัดสินผลการประชุมด้วย (บางครั้ง) ส่วนผู้มีสิทธิ์คือมีแต่อาจจะมาหรือไม่มาประชุมก็ได้แล้แต่เค้าเอง อีกกรณีหนึ่งหากเราเข้าไปนั่งฟังเฉยๆ ไม่สิทธิ์ในการออกเสียง โหวต หรือ แสดงความคิดเห็นอะไรเลย แบบนี้เราเรียกว่า ผู้สังเกตการณ์ การประชุมเท่านั้น

Term-for-a-meeting

องค์ประชุม

การประชุมจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อ จำนวนผู้เข้าประชุมต้องเป็นไปตามกฎ ระเบียบ ของการประชุมในองค์กรนั้นกำหนดเอาไว้ ซึ่งการจำนวนผู้เข้าประชุมจนเปิดการประชุมได้เราเรียกว่า องค์ประชุม โดยปกติองค์ประชุมะจ้องมากกว่ากึ่งหนึ่งของจำนวนสมาชิกในการเข้าประชุม จึงจะสามารถเปิดประชุมได้ หากไม่ครบจำนวนแม้จะประชุมไปแต่ผลของการประชุมนั้นจะถูกยกให้เป็นโมฆะ (ไม่มีผลบังคับใช้)

ประธาน และ รองประธาน

คำต่อไปถือว่าสำคัญมากของการประชุม นั้นก็คือ ประธานการประชุม โดยประธานมีหน้าที่ดำเนินการประชุมให้เป็นไปตามวาระ และดำเนินการเสนอ แก้ไข เรื่องราวที่เกิดขึ้น ทั้งตัดสินใจด้วย ประธานจึงมีความสำคัญมากในการประชุม แต่ในกรณีที่ประธานไม่สามารถดำเนินการได้ จะให้รองประธานทำหน้าที่แทน โดยการประชุมแต่ละครั้งรองประธานอาจจะมีมากกว่า 1 คน แต่ไม่เกิน 3 คนก็ได้

เลขานุการ

คนนี้แหละเป็นผู้ปิดทองหลังพระในการประชุมอย่างแท้จริง เพราะว่าตำแหน่งนี้จะมีหน้าที่จัดการเรื่องเอกสารการประชุมตั้งแต่การวางระเบียบ และแจ้งวาระการประชุมมาตั้งแต่ต้น จนถึงการจัดทำรายงานผลการประชุมครั้งที่แล้ว ให้ประธานและผู้เข้าประชุมได้อ่านกัน การประชุมจะถูกสรุปออกมาเป็นตัวหนังสือ ลายลักษณ์อักษรเพื่อบังคับใช้และเป็นที่เข้าใจตรงกันก็อยู่ที่เลขานุการนี่แหละ หากเป็นการประชุมนัดสำคัญอาจจะต้องมีผู้ช่วยเลขานุการมาด้วย

กรรมการ

อีกหนึ่งตัวละครในการประชุมนั่นก็คือ กรรมการ เค้าคือกลุ่มบุคคลที่มีหน้าที่พิจารณาเรื่องในวาระการประชุม ตั้งข้อเสนอ ญัตติอื่นในการอภิปราย ส่งให้ท่านประธานได้พิจารณา และช่วยสรุปผลการพิจารณาร่วมกัน กรรมการไม่ได้มีการกำหนดว่ามีตายตัวกี่คน เหล่านี้คือ บุคคลที่มีความสำคัญ เป็นตำแหน่งหน้าที่ของการประชุมแต่ละครั้งควรต้องมี

Meeting-terminology-image

ศัพท์ที่ใช้เรียกเรื่องที่ประชุม มีอะไรบ้าง

ในการประชุม แม้ว่าจะมีวิธีการประชุมที่แตกต่างกันไปตามแต่สะดวก แต่บางอย่างไม่ว่าเราจะไปประชุมที่ไหนทุกอย่างก็จะคล้ายกัน นั่นก็คือ การใช้คำศัพท์เรียกเรื่องที่ใช้ในการประชุมว่ามีอะไรบ้าง คำศัพท์พวกนี้เป็นเรื่องสำคัญเพราะมันจะทำให้เรารู้ว่าตอนนี้ที่ประชุมกำลังจะทำอะไร เราจะได้เตรียมตัวต่อสถานการณ์ข้างหน้าได้ทัน ศัพท์ที่ใช้เรียกเรื่องที่ประชุมมีอะไรบ้าง

วาระ หมายถึง

คำว่าแรกที่เราจะได้ยินเสมอ หลังจากท่านประธานในที่ประชุมเปิดการประชุมแล้ว นั่นก็คือคำว่า วาระ คำนี้หมายถึงเรื่องที่จะถูกหยิบขึ้นมาถกหรือแจ้งให้ทราบกันตามที่เค้าจัดเอาไว้ ส่วนอีกคำที่มาคู่กันก็คือ ระเบียบวาระ คำนี้หมายถึงการจัดเรียงลำดับความสำคัญของเรื่องที่จะหยิบขึ้นมาประชุม โดยผู้จัดเรียงจะเป็นหน้าที่ของคณะกรรมการ เลขานุการ และ ประธานเป็นผู้เห็นชอบว่าแต่ละระเบียบวาระมีเรื่องอะไรประชุมกันบ้าง และแต่ละวาระมีรายละเอียดอย่างไร

วาระที่ 1,2,3 คืออะไร

การประชุมท่านประธานจะประชุมตามระเบียบวาระที่กำหนดไว้ 1,2,3 แม้ว่าจะไม่มีกฎตายตัวว่า ระเบียบวาระที่ 1,2,3 ต้องประชุมอะไรบ้าง แต่คร่าวจะกำหนดไปทางเดียวกันดังนี้ ระเบียบวาระที่ 1 คือ การรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องได้อ่านสรุปผลการประชุม จากการประชุมครั้งก่อน หากไม่มีอะไรคัดค้านก็แสดงว่าการประชุมครั้งที่แล้วสรุปได้เลย แต่หากคัดค้าหรือทำอะไรตกหล่นไปก็จะต้องมาเพิ่มเติม แก้ไขกันตรงนี้ เมื่อจบวาระนี้ไป ก็จะเป็นระเบียบวาระที่ 2 เป็นเรื่องการพิจารณาสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว หมายถึงการติดตามผลจากการประชุมครั้งที่แล้วว่าเป็นอย่างไร อาจจะเป็นการถามเรื่องที่ให้กลับไปคิดว่าจะเอาอย่างไร แล้วมาพิจารณากันในวาระนี้ เพื่อสรุปเป็นแนวทางแก้ปัญหา ระเบียบวาระที่ 3 เป็นการพิจาณาเรื่องใหม่ หมายถึงการพิจารณาเรื่องที่เกิดขึ้น ตรงนี้ใครมีประเด็นสงสัยอะไรก็สามรถเสนอในที่ประชุมให้รับทราบเพื่อหาทางแก้ไขปัญหาร่วมกัน หรืออาจจะวางแนวทางไว้ก่อนจากนั้นค่อยมาสรุปทางแก้อีกครั้งในการประชุมครั้งต่อไปก็ได้ เป็นต้น นอกจากนี้อาจจะมีการกำหนดระเบียบวาระการประชุมอื่นขึ้นมา อย่าง วาระที่ 4 แจ้งเพื่อทราบ วาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ ก็ได้แล้วแต่ท่านประธานและเลขานุการ นำเสนอ

Meeting-terminology-photo

ญัตติ

คำนี้หมายถึง ข้อเสนอที่ผู้เข้าประชุม จะหยิบขึ้นมานำเสนอต่อที่ประชุมเพื่อหาทางแก้ไข ด้วยวิธีการลงมติ (โหวต) ซึ่งการจะเสนอญัตติได้นั้นจะเป็นการทำผ่านท่านประธานให้ได้รับอนุญาตเท่านั้น หากเป็นที่ประชุมใหญ่ต้องทำแบบนี้ ไม่งั้นจะมีญัตติมาเกินไปทำให้กินเวลาพิจารณาเรื่องหลัก

มติ

คำว่า มติ หมายถึง ข้อยุติจากข้อเสนอแนะ หรือ ปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งมติตรงนี้เป็นเหมือนคำสั่งกลายๆ ในการแก้ปัญหานั้น อย่างเช่น หากเราต้องการทราบว่า วันศุกร์ จะต้องใส่เสื้อสีอะไรระหว่าง เขียว กับ ฟ้า ก็จะต้องลงมติกัน พอมติออกมาว่าเป็นฟ้าที่ประชุมรับรอง เท่ากับว่าวันศุกร์จะต้องใส่เสื้อสีฟ้าตามตกลง

การอภิปราย

ระหว่างที่ทำการประชุมนั้น เมื่อเกิดปัญหาหรือต้องการข้อเสนอแนะแล้ว ประธานในที่ประชุม ก่อนจะทำการลงมติ จะเปิดเวทีให้กับทุกคนได้อภิปรายเพื่อฟังความคิดเห็นต่อเรื่องนั้น คำว่า อภิปราย จึงหมายถึงการแสดงความคิดเห็นต่อเรื่องดังกล่าว ซึ่งจะมีคำพ่วงมาด้วยอย่างคำว่า เสนอ หมายถึงการเสนอแนวทางแก้ปัญหา หรือ สร้างสรรค์ต่อเรื่องนั้น คำว่าสนับสนุน หมายถึงการเห็นด้วยต่อสิ่งที่เสนอ และ คัดค้านหมายถึงการเห็นต่าง ไม่เห็นด้วยกับข้อเสนอที่ยกมา ซึ่งการไม่เห็นด้วยอาจจะเป็นการไม่เห็นด้วยทั้งหมด หรือบางส่วนก็ได้ แล้วแต่เรา ทั้งหมดนี้เป็นคำศัพท์ที่เราจะได้ยินเสมอเวลาเข้าประชุม ดังนั้นเราควรเรียนรู้เอาไว้เพื่อปฏิบัติตนให้ถูกเวลาประชุม

Meeting-terminology-pic

ศัพท์เกี่ยวกับรูปแบบของการประชุม คืออะไร

ในการทำงานนอกจากหน้างานที่เราได้รับมอบหมายให้ทำซึ่งต้องทำให้ดีที่สุดเพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาดีแล้ว อีกหนึ่งทักษะที่มีความจำเป็นอย่างมากก็คือ ทักษะการประชุม เพราะงานทุกอย่างเดี๋ยวนี้เราทำเองคนเดียวไม่ได้ต้องมีการประสาน ขอความร่วมมือคนอื่นด้วยจึงจะทำให้งานเดินหน้าออกมาได้ ยิ่งปัจจุบันการทำงาน wfh มาแรงมาก ยิ่งทำให้การประชุมสำคัญขึ้นไปอีก ทีนี้การประชุม ก็มีหลากหลายรูปแบบมีวิธีการเรียกแตกต่างกันไป มีแบบไหนบ้าง

ทำไมต้องเข้าใจคำศัพท์เกี่ยวกับรูปแบบการประชุม

การทำงานหลายคนอาจจะสงสัยว่า แม้เราจะเป็นเพียงผู้เข้าร่วมประชุมแต่ทำไมเราต้องมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับคำศัพท์ในการประชุมด้วย คำตอบก็คือ แม้เราจะเป็นผู้เข้าร่วมการประชุม ก็ต้องเตรียมตัวทำการบ้านมาก่อน การประชุมแต่ละรูปแบบไม่เหมือนกัน บางครั้งการประชุมอาจจะต้องมีการลงมือปฏิบัติด้วย ทำให้เราอาจจะต้องเตรียมตัว เตรียมเสื้อผ้ามาเปลี่ยนเพื่อลงมือ ลงสนามปฏิบัติสิ่งที่ประชุมไปตอนเช้าด้วย หากเราเตรียมตัวไปดีเราจะได้อะไรจากการประชุมเยอะมาก ยังไม่นับการเป็นลูกน้องที่ดี มีความพร้อมในสายตาของหัวหน้าอีกด้วยนะ

การประชุมทางไกลผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์

อย่างแรกเลยที่คนทำงานออฟฟิศช่วงนี้อาจจะได้ยินและทำตามบ่อยมากจากการทำงานที่บ้าน หรือ wfh ด้วยเทคโนโลยีและความจำเป็นที่ไม่สามารถเดินทางได้ ทำให้เราต้องประชุมผ่านโปรแกรมบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือ หน้าจอโทรศัพท์ การประชุมแบบนี้จะสะดวกก็ต่อเมื่อเราอยู่คนละที่กัน แต่ข้อเสียก็จะเป็นเรื่องอุปกรณ์ที่เราต้องเตรียมไว้อย่างดีเลยไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์รับสัญญาณ (โทรศัพท์, คอมพิวเตอร์) และสัญญาณอินเตอร์เน็ตที่จะต้องแรงและเสถียรตลอดเวลาการประชุม เทคนิคการเตรียมตัว เราควรเข้าไปในห้องประชุมก่อนเวลาสัก 5-10 นาที จัดตั้งอุปกรณ์ในมุมรับสัญญาณที่ดีที่สุด การแต่งกายแม้จะเห็นแค่ท่อนบนควรแต่งกายให้เรียบร้อย อย่าลืมเช็คพื้นหลังเราด้วยว่าสุภาพหรือไม่ บางคนประชุมในห้องนอนตัวเองปรากฏว่าด้านหลังมีรูปดาราวาบหวิวอยู่ อาจจะตลกตอนเล่า แต่ถ้าโดนเองตลกไม่ออกนะ

Meeting-terminology

การประชุมเชิงปฏิบัติการ

คำว่าการประชุมเชิงปฏิบัติการ หรือ workshop เคยเป็นคำที่ได้ยินกันหนาหูมากยุคหนึ่ง ระบบราชการจะใช้การประชุมแบบนี้เป็นหลักเลยในยุคนั้น การประชุมแบบนี้มีทั้งแบบวันเดียว และหลายวัน คอนเซ็ปต์การประชุมก็คือจะมีการผสมผสานกันทั้งการพูดคุยเชิงวิชาการ และออกปฏิบัติในเรื่องดังกล่าว เพื่อให้เข้าใจร่วมกัน หากเป็นการประชุมแบบนี้เราควรเตรียมตัวเรื่องเสื้อผ้าและกำหนดการให้ดี เพราะอาจจะต้องเปลี่ยนเพื่อลงภาคปฏิบัติด้วย

การประชุมสัมมนา

อันนี้ก็เป็นอีกหนึ่งรูปแบบการประชุมที่ได้ยินกันมาเยอะ ทั้งการประชุมในองค์กร ประชุมระหว่างองค์กร หรือ เราไปประชุมเรื่องงานส่วนตัวก็มีแบบนี้ด้วย การประชุมแบบนี้จะหมายถึงการพูดคุยในกลุ่มใหญ่ (บรรยาย) จากนั้นจะมีการแบ่งกลุ่มย่อยออกไปเพื่ออภิปรายเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการประชุม อาจจะเป็นการซักถามปัญหา ข้อเสนอแนะ เพื่อหาทางออกร่วมกัน การประชุมแบบนี้แนะนำว่าควรศึกษาหัวข้อประชุมเอาไว้ก่อน เผื่อเข้ากลุ่มแล้วต้องถามตอบกันจะได้มีความรู้ ไม่ดูเอ๋อในที่ประชุมกลุ่มย่อยไป (อย่าลืมว่ากลุ่มย่อยคนน้อย หากเราพลาดคนจะจำได้ดี)

การประชุมทางการ

คำนี้ที่ต้องอธิบาย เพราะว่าถ้าเป็นภาษาอังกฤษจะใช้คำว่า congress ที่หมายถึงการประชุมแบบเป็นทางการเต็มรูปแบบ ถ้าเป็นกาประชุมแบบนี้เนื้อหาจะเข้มข้นมาก ทั้งวิชาการและการแสดงความคิดเห็น มักจะใช้ในการประชุมเพื่อตัดสินใจเรื่องสำคัญขององค์กร ดังนั้นหากได้รับโอกาสเข้าประชุมแบบนี้ควรที่จะเตรียมเนื้อหา ให้ดี จะได้ตามการประชุมนั้นทัน